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簡単メールで時間短縮を実現
こんなに簡単なビジネスメール時間短縮法

 ケータイメールの早打ちが自慢の新人も、要領が全く違うビジネスメールには戸惑うことが多いはず。独特の言い回しに慣れるまでは、見よう見まねで習得していくしかないもの。一方教育する側の立場としては、スマートにメールを処理したいところ。そこで、デキるビジネスマンの基本「メールの時間短縮法」をご紹介。

 まずは定型文を「単語登録」する方法。「お世話になっております」や「何卒よろしくお願いします」など、メールには必ずといってよいほど登場するお決まりのフレーズがありますが、これらをPCのユーザー辞書に単語登録しておけば、キー入力を減らすことが可能になります。Microsoft IMEに単語登録をする方法は簡単。ショートカットキーCtrl+F10で単語/用語の登録を選択し、登録ウィンドウの「読み」と「語句」を入力して登録するだけ。自分のメールアドレスや携帯番号も登録しておくと便利です。

 また、「テンプレート機能」を活用する方法もオススメ。報告メールやアポイントメールなどは、メール文のパターンが決まっているもの。そうした文章をあらかじめ保存しておき、必要なときに取り出して使えば、時間もぐっと短縮できます。

 ただし、これらの機能を活用する際にも忘れてはならないのが送信前のチェック。相手の企業名や送信先のメールアドレス、日付などに記入ミスがないか念入りに確認を。トラブルの元とならないよう、心のこもったメールを送る習慣を身に付けたいですね。

メールは1分で返しなさいメールは1分で返しなさい
(2009/03/05)
神垣 あゆみ

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テーマ:みんなに紹介したいこと - ジャンル:ブログ

この記事に対するコメント

単語登録のやり方、覚えました!
活用させて頂きます<(_ _)>
【2009/04/05 21:47】 URL | サプリメント管理士 #hxjklqKc [ 編集]

サプリメント管理士さん
バンバン!活用して下さい。
僕はチャットで顔文字覚えましたが(笑)
【2009/04/07 22:08】 URL | まーちん #- [ 編集]


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